科大校区分东区、南区、北区和西区。东区是办公楼，南区是教学楼，而北区和西区分别是宿舍楼和老师家属区。学校每周的校务会会议都会在东区办公楼三楼会议室举行。站在三楼会议室的窗前，可以看见校园内那株苍翠的古樟和莘莘学子。
会议室是长方形结构，中间一张椭圆形大会议桌，会议桌上摆放着几盆鲜花，在主席的位置上，插着二面小形国旗，整个会议桌占居了会议室大部分空间。会议时，校长和党委书记分坐椭圆形会议桌二端，其它领导和系主任就分坐会议桌边，虽然没有刻意的安排座次，但每个人都有着自己固定的座位，这也是一种潜规则吧。
这次样务会议，刘主任来到会议室，离开会时间还早。只有其它系的几个主任到了，学校内勤给他们泡了茶，茶是普通的茉莉花茶，空气里顿时弥漫着制茶香精的味道。
这几个先到的系主任便聊了一些本系的事情。因为刘主任心中有事，和他们聊了一会儿，便默默坐在位子，看着茶杯中翻腾的茶叶发呆。那天打电话给老校长，老校长听完之后，沉默了一会儿，才告诉刘主任说，知道了。就挂了电话，也不知道老校长今天会不会过来。
在校务会上，会议议题通常只是一些学校日常工作